Seit 2025: 100% digital

A1-Bescheinigung Checkliste 2026

Schritt für Schritt zur korrekten A1-Bescheinigung für polnische Mitarbeiter in Deutschland. Interaktiv abhaken — nichts vergessen.

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Vorab klären: Brauchen Sie eine A1?

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{{ checks.s1a ? '\u2713' : '' }} Art der Beschäftigung klären: Entsendung (Firma in PL schickt MA nach DE) oder Direktanstellung (DE-Firma stellt PL-Bürger ein)? {{ checks.s1b ? '\u2713' : '' }} Bei Entsendung: A1 wird beim polnischen Sozialversicherungsträger (ZUS) beantragt {{ checks.s1c ? '\u2713' : '' }} Bei Direktanstellung in DE: A1 nicht nötig — MA wird direkt in DE sozialversichert

Tipp: Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass der Arbeitnehmer im Heimatland (Polen) sozialversichert ist. Sie schützt Sie als Arbeitgeber bei Zollkontrollen auf der Baustelle.

Antragstellung (vor Arbeitsbeginn!)

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{{ checks.s2a ? '\u2713' : '' }} Antrag bei ZUS stellen — seit 2025 ausschließlich digital über das PUE-ZUS-Portal (Platforma Usług Elektronicznych) {{ checks.s2b ? '\u2713' : '' }} Rechtzeitig beantragen: Mindestens 2-4 Wochen vor geplantem Arbeitsbeginn {{ checks.s2c ? '\u2713' : '' }} Gültigkeitsdauer festlegen: Max. 24 Monate (Verlängerung auf 60 Monate mit Ausnahmegenehmigung möglich) {{ checks.s2d ? '\u2713' : '' }} Mehrere Länder? Bei Tätigkeit in mehreren EU-Staaten: Antrag im Wohnsitzland des MA stellen

Wichtig: Seit 2025 werden papiergebundene A1-Bescheinigungen NICHT mehr akzeptiert. Nur das digitale Verfahren ist gültig. Bei Kontrolle muss die A1 elektronisch nachweisbar sein.

Benötigte Unterlagen

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{{ checks.s3a ? '\u2713' : '' }} Arbeitsvertrag oder Entsendungsvereinbarung (polnisch und/oder deutsch) {{ checks.s3b ? '\u2713' : '' }} Personalausweis oder Reisepass des Arbeitnehmers (Kopie) {{ checks.s3c ? '\u2713' : '' }} Nachweis der SV-Anmeldung in Polen — MA muss in PL sozialversichert sein (min. 1 Monat vor Entsendung) {{ checks.s3d ? '\u2713' : '' }} Einsatzdetails: Einsatzort in DE, geplante Dauer, Art der Tätigkeit {{ checks.s3e ? '\u2713' : '' }} Auftragsbestätigung des deutschen Auftraggebers (bei Werkvertrag/Dienstleistung)

Tipp: Bitten Sie den polnischen Arbeitgeber oder Ihre Personalvermittlung, die Unterlagen vorab zusammenzustellen. Wir bei SelfDevelopment unterstützen Sie dabei kostenfrei.

Meldepflichten in Deutschland

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{{ checks.s4a ? '\u2713' : '' }} Anmeldung beim Zoll: Entsandte Arbeitnehmer müssen VOR Arbeitsbeginn bei der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) angemeldet werden {{ checks.s4b ? '\u2713' : '' }} Mindestlohn einhalten: 2026 = 13,90 €/Stunde — gilt auch für entsandte Arbeitnehmer {{ checks.s4c ? '\u2713' : '' }} Arbeitszeitdokumentation führen (Beginn, Ende, Dauer — täglich, 7 Tage aufbewahren) {{ checks.s4d ? '\u2713' : '' }} Branchenspezifisch (Bau): Bei Bau-Branche zusätzlich Meldung bei SOKA-BAU prüfen

Achtung Bußgelder: Fehlende A1-Bescheinigung oder Zollanmeldung kann zu Bußgeldern bis zu 500.000 € führen. Bei Mindestlohnverstößen drohen bis zu 30.000 €.

Vor Ort: Kontrolle & Nachweise

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{{ checks.s5a ? '\u2713' : '' }} A1 digital verfügbar halten: MA muss die digitale A1 auf dem Smartphone oder als Ausdruck bei sich tragen {{ checks.s5b ? '\u2713' : '' }} Personalausweis am Arbeitsplatz: Arbeitnehmer muss sich bei Zollkontrolle ausweisen können {{ checks.s5c ? '\u2713' : '' }} Unterlagen auf Deutsch bereithalten: Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitaufzeichnungen {{ checks.s5d ? '\u2713' : '' }} Ansprechpartner benennen: Zustellungsbevollmächtigter in DE für behördliche Schreiben

Gut zu wissen: Polnische Arbeitnehmer sind EU-Bürger — seit 2026 gilt die neue Beratungspflicht nur für Drittstaatler, NICHT für EU-Bürger. Das macht die Beschäftigung polnischer Fachkräfte besonders unkompliziert.

Weitere Rechner & Tools

▶ Lohnkostenrechner 2026 — Gesamtkosten für polnische MA berechnen
▶ Brutto-Netto Rechner 2026 — Nettogehalt berechnen
▶ Steuerklassen-Rechner — Optimale Steuerklasse finden

Unterstützung bei der A1-Bescheinigung?

Wir kümmern uns um die komplette Abwicklung — von der A1-Beantragung bis zur Zollanmeldung. Alles aus einer Hand.

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Diese Checkliste dient zur Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung — Ausland (DVKA) oder an ZUS in Polen. Stand: 2026.