Arbeitskraft aus Polen 2027: Kosten richtig kalkulieren

Die erste Frage lautet: Wer beschäftigt die Person?

Eine brauchbare Kostenplanung beginnt beim Beschäftigungsmodell. Wenn Sie eine Person direkt einstellen, kalkulieren Sie Arbeitsentgelt und Ihre Arbeitgeberkosten. Bei einer anderen Vertragsgestaltung kann eine Dienstleistungsrechnung im Vordergrund stehen. Diese Größen sind nicht austauschbar. Der folgende Aufbau betrifft die direkte Beschäftigung und zeigt, welche Positionen Sie für ein belastbares Angebot zusammenstellen sollten.

Klären Sie außerdem, welches Sozialversicherungsrecht gilt. Eine Herkunft aus Polen genügt weder als Nachweis einer deutschen Beitragspflicht noch als Begründung für Beitragsfreiheit. Grenzüberschreitende Tätigkeiten müssen individuell eingeordnet werden. Die unten genannten Arbeitgeberanteile beziehen sich auf reguläre Beschäftigung im deutschen Sozialversicherungssystem, außerhalb besonderer Berechnungsfälle wie dem Übergangsbereich.

Mindestlohn und tatsächlich vereinbarter Lohn

Die Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung legt für Januar 2027 einen allgemeinen Mindestlohn von 14,60 Euro brutto je Zeitstunde fest. Für das Jahr 2026 beträgt er 13,90 Euro. Eine höhere verbindliche Branchenregelung oder der vereinbarte Arbeitslohn kann Ihre tatsächliche Untergrenze bestimmen. Prüfen Sie deshalb zuerst die konkrete Tätigkeit und dann die Stundenmenge.

Allein die Erhöhung der allgemeinen Lohnuntergrenze verändert den Bruttolohnansatz um 0,70 Euro je Arbeitsstunde, gerechnet aus 14,60 minus 13,90 Euro (eigene Berechnung).

Planen Sie mit dem vollständigen vergütungspflichtigen Arbeitsumfang. Eine Rechnung ausschließlich auf Basis produktiver Maschinen- oder Erntezeit kann den Personalaufwand unterschätzen. Lassen Sie Ihre Abrechnung auch Ansprüche bei Urlaub, Krankheit und sonstigen vergütungspflichtigen Zeiten berücksichtigen. Das Budget sollte erkennen lassen, wie viel Personal für die geplante Leistung tatsächlich verfügbar sein muss.

Arbeitgeberbeiträge: geprüfter Stand 2026

Die amtlichen Informationen des Bundesgesundheitsministeriums zur Pflegeversicherung sowie die gesetzlichen Teilungsregeln ergeben folgende Orientierung. Die Tabelle ist bewusst als aktueller Ausgangspunkt bezeichnet. Sie stellt keine amtlich bestätigte Gesamttabelle für 2027 dar. Beitragsbemessungsgrenzen und Sonderfälle sind zusätzlich zu beachten.

Die hälftige Tragung der Rentenversicherungsbeiträge folgt aus § 168 SGB VI. Für die Arbeitslosenversicherung sind § 341 SGB III und § 346 SGB III einschlägig. Für die Krankenversicherung erläutert das BMG die Beitragsteilung einschließlich Zusatzbeitrag. Die Arbeitgeberanteile für Renten-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung sind die Hälfte des Gesamtbeitrags (eigene Berechnung: 18,6 ÷ 2 = 9,3; 2,6 ÷ 2 = 1,3; 14,6 ÷ 2 = 7,3). Für die Pflegeversicherung nennt das BMG 1,8 Prozent, in Sachsen 1,3 Prozent.

Verwenden Sie den Zusatzbeitrag der tatsächlichen Krankenkasse. Ein amtlicher Durchschnittswert ist kein Ersatz für den individuellen Satz. Auch ein Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung darf nicht pauschal als zusätzlicher Arbeitgeberanteil behandelt werden. Hinzu kommen je nach Fall Umlagen und der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung. Diese Positionen benötigen Ihre betrieblichen Werte; ein einheitlicher Aufschlag für alle Unternehmen wäre irreführend.

Kurzfristige Beschäftigung braucht ein anderes Rechenblatt

Bei erfüllten Voraussetzungen einer kurzfristigen Beschäftigung unter deutschem Recht entfallen nach der BMAS-Information Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Unfallversicherung und weitere einschlägige Abrechnungsposten bleiben separat zu prüfen. Übertragen Sie daher die Tabelle nicht ungeprüft auf Saisonkräfte. Umgekehrt rechtfertigt die kurze Vertragsdauer allein keine beitragsfreie Abrechnung.

Auch ein geringfügig entlohnter Minijob wird anders berechnet als die reguläre Beschäftigung. Legen Sie in Ihrer Kalkulation ein klares Feld für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung an. Eine spätere Korrektur kann sonst das gesamte Angebot verändern. Steuerliche Fragen und mögliche Pauschalierungen klären Sie mit dem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater, bevor Sie feste Nettobeträge zusagen.

Unterkunft und Organisation sichtbar machen

Für ein Zimmer gibt es keinen bundesweit einheitlichen Marktpreis, den Sie seriös auf jeden Einsatz übertragen könnten. Holen Sie ein konkretes Angebot ein und halten Sie fest, ob Heizung, Reinigung, Ausstattung und Fahrten zum Betrieb enthalten sind. Prüfen Sie die Angemessenheit der Unterkunft anhand der Arbeitsstättenregeln. Ein preiswertes Bett ist keine ausreichende Beschreibung einer geeigneten Unterbringung.

Trennen Sie Kosten des Betriebs, vereinbarte Zahlungen der Beschäftigten und deren steuerliche Behandlung. Unterkunftskosten dürfen in Ihrer Planung den Mindestlohnanspruch nicht unsichtbar reduzieren. Vereinbarungen über Abzüge oder Sachleistungen sollten vorab rechtlich und abrechnungstechnisch geprüft werden. Vermittlung, Anreise und Einarbeitung gehören ebenfalls als eigene Positionen in die Rechnung.

Was bedeutet das fuer Ihren Betrieb

1. Definieren Sie Beschäftigungsmodell, Tätigkeit und Einsatzumfang und lassen Sie das anwendbare Sozialversicherungsrecht prüfen.
2. Setzen Sie den passenden Bruttolohn an. Aktualisieren Sie Beitragssätze, Krankenkassendaten und Grenzen vor der Abrechnung für das neue Jahr.
3. Ergänzen Sie konkrete Angebote für Unterkunft und organisatorische Leistungen. Halten Sie Annahmen und bestätigte Preise auseinander.
4. Lassen Sie Ihre Abrechnung das Budget prüfen, bevor Sie verbindliche Vergütungszusagen machen.

Der Lohnkostenrechner kann Ihnen helfen, Kostenpositionen zu ordnen; prüfen Sie seinen Jahresstand. Informationen zur Personalvermittlung für Arbeitgeber und die Anfrage an Personal aus Polen unterstützen den nächsten Schritt: eine Suche mit klaren Aufgaben und einem nachvollziehbaren Budget.

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