A1 Bescheinigung für polnische Arbeitnehmer 2026: Schritt für Schritt

Wer polnische Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigt oder als Selbständiger nach Deutschland entsandt wird, kommt um die A1 Bescheinigung nicht herum. Die A1 ist der Nachweis, dass die Sozialversicherungspflicht in einem Land bleibt (in der Regel Polen), während die Arbeit in einem anderen Land (Deutschland) verrichtet wird. Ohne A1 droht Doppelversicherung und im schlimmsten Fall Strafzahlungen.

Wir bei personalauspolen.de vermitteln seit Jahren polnische Fachkräfte nach Deutschland und wissen, wo die typischen Stolpersteine liegen. Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie die A1 Bescheinigung 2026 funktioniert.

Was ist die A1 Bescheinigung?

Die A1 Bescheinigung ist ein Formular nach EU-Verordnung 883/2004. Sie bestätigt, dass eine Person weiterhin im Heimatland sozialversichert bleibt, obwohl sie vorübergehend in einem anderen EU-Land arbeitet. Konkret heißt das: Ein polnischer Arbeiter wird nach Deutschland entsandt, zahlt aber weiter ZUS in Polen, nicht Krankenkasse in Deutschland.

Wichtig: Die A1 ist nicht optional. Sobald jemand in Deutschland arbeitet, muss die A1 vor Beginn der Tätigkeit vorliegen. Zoll und Finanzkontrolle (FKS) kontrollieren regelmäßig auf Baustellen und in Betrieben.

Wer braucht die A1 Bescheinigung?

Drei Personengruppen brauchen eine A1:

1. Entsandte Arbeitnehmer. Ein polnischer Arbeitgeber schickt seinen Mitarbeiter für ein Projekt nach Deutschland. Klassischer Fall: polnische Baufirma mit deutschem Subunternehmer-Auftrag.
2. Selbständige aus Polen. Polnischer Gewerbetreibender arbeitet selbständig in Deutschland, zahlt aber ZUS in Polen. A1 erforderlich.
3. Mehrfachbeschäftigte. Person arbeitet in beiden Ländern (z. B. 60% PL, 40% DE). A1 entscheidet, welches Land die Sozialversicherung übernimmt.

Wer stellt die A1 in Polen aus?

Zuständig ist der ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych). Antrag wird elektronisch über die Plattform zus.pl oder PUE ZUS gestellt. Privatperson, Selbständiger oder Arbeitgeber kann den Antrag einreichen.

Folgende Formulare sind relevant:

• US-3: Antrag des entsandten Arbeitnehmers
• US-1: Antrag des Arbeitgebers für entsandte Arbeitnehmer
• US-2: Antrag des selbständigen Unternehmers

Wie lange dauert die Bearbeitung?

In der Theorie sollte ZUS die A1 innerhalb von 30 Tagen ausstellen. In der Praxis kann es bei vollständigen Anträgen 1 bis 2 Wochen dauern, bei Rückfragen oder unklarer Sachlage auch 6 bis 8 Wochen.

Praxistipp: Antrag mindestens 4 Wochen vor geplantem Arbeitsbeginn in Deutschland einreichen. Wenn die A1 nicht rechtzeitig vorliegt, hat der Arbeitnehmer keinen formellen Nachweis und riskiert Probleme bei Kontrollen.

Welche Dokumente werden gebraucht?

Für einen Standardantrag US-1 (Arbeitgeber entsendet Arbeitnehmer):

• Personaldaten des Arbeitnehmers (PESEL oder Personalausweis)
• Arbeitsvertrag mit dem polnischen Arbeitgeber
• Dienstleistungsvertrag oder Werkvertrag mit dem deutschen Auftraggeber
• Genauer Einsatzort in Deutschland (Adresse der Baustelle oder des Betriebs)
• Zeitraum der Entsendung (Anfangs- und Enddatum)
• Bestätigung der polnischen Sozialversicherungszahlungen für mindestens den letzten Monat vor Entsendung

Bei Selbständigen (US-2) zusätzlich:

• Auszug aus dem polnischen Gewerberegister (CEIDG)
• Nachweis der wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen (Umsatz, Rechnungen, Büromiete)
• Beschreibung der konkreten Tätigkeit in Deutschland

Typische Fehler bei der A1-Beantragung

Aus unserer Praxis bei personalauspolen.de die häufigsten Fallstricke:

1. Zu späte Beantragung. Manche Arbeitgeber denken, A1 kann nachträglich beschafft werden. Sie kann, aber bei einer Zoll-Kontrolle ohne A1 drohen Strafen und Doppelversicherung-Forderungen.
2. Falscher Einsatzort. Die A1 gilt nur für den eingetragenen Ort. Wenn der Arbeitnehmer auf eine andere Baustelle wechselt, braucht es eine neue A1 oder eine Änderung.
3. Selbständige ohne wirtschaftliche Substanz in Polen. Wer Briefkastenfirma in Polen führt und faktisch nur in Deutschland arbeitet, bekommt keine A1. ZUS prüft seit 2020 strenger.
4. Verlängerung vergessen. A1 ist zeitlich befristet. Wenn das Projekt länger dauert, muss vor Ablauf eine Verlängerung beantragt werden.
5. Übersetzung fehlt. Manche deutschen Auftraggeber verlangen eine beglaubigte Übersetzung der A1. ZUS stellt die A1 nur auf Polnisch aus, deutsche Übersetzung muss extra gemacht werden.

Was kostet die A1 Bescheinigung?

Die Ausstellung durch ZUS ist kostenlos. Kosten entstehen nur, wenn man externe Unterstützung in Anspruch nimmt:

• Übersetzungsbüro für beglaubigte deutsche Übersetzung: ca. 30 bis 80 Euro
• Steuerberater oder Anwalt für komplizierte Fälle: 150 bis 500 Euro
• Vermittlungsagentur, die A1 als Teil eines Vermittlungspakets organisiert: meist inkludiert

A1 und Mindestlohn in Deutschland

A1 regelt nur die Sozialversicherung. Lohnvorschriften gelten separat. Polnische Arbeitnehmer in Deutschland haben Anspruch auf den deutschen Mindestlohn von 12,82 EUR pro Stunde (Stand 2026) sowie auf branchenspezifische Tariflöhne, wenn sie greifen (z. B. Bau-Mindestlohn nach aktuellem Tarif).

Mehr dazu in unserem Beitrag Mindestlohn 2026 für ausländische Arbeitnehmer.

Was passiert bei Kontrolle ohne A1?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) kontrolliert regelmäßig auf Baustellen, in Hotels, in der Pflege und in der Landwirtschaft. Ohne A1 drohen:

• Beitragsnachforderung: deutsche Sozialversicherung will rückwirkend Beiträge für den Zeitraum ohne A1
• Bußgeld für den deutschen Auftraggeber bei Verstößen gegen das Schwarzarbeitsgesetz
• Bußgeld für den polnischen Arbeitgeber
• Rückforderung von Sozialleistungen bei Krankenkasse

Auch wenn die A1 nachträglich beantragt wird, akzeptiert die DRV (Deutsche Rentenversicherung) sie nicht immer rückwirkend.

A1 mit personalauspolen.de

Wenn Sie polnische Fachkräfte über uns vermitteln, übernehmen wir die A1-Organisation als Teil des Vermittlungspakets. Sie bekommen den Arbeiter mit gültiger A1 ab dem ersten Arbeitstag. Keine Verzögerung, keine Bußgeld-Risiken.

Wir arbeiten mit polnischen Steuerberatern zusammen, die A1-Anträge im Schnitt in 10 bis 14 Tagen durchbringen. Bei dringenden Fällen können wir auch kürzere Fristen organisieren.

Häufige Fragen

Brauche ich eine A1 für nur 3 Tage Arbeit in Deutschland?
Ja. Es gibt keine Mindestdauer. Selbst eine Tagesreise zur Montage erfordert die A1.

Was, wenn der Arbeitnehmer beide Pässe hat (polnisch und deutsch)?
Die Staatsangehörigkeit ist nicht entscheidend. Entscheidend ist, wo der Arbeitnehmer sozialversichert ist. Wenn er ZUS-pflichtig ist, braucht er die A1.

Können wir A1 für mehrere Arbeitnehmer in einem Antrag beantragen?
Nein. Jeder Arbeitnehmer braucht eine eigene A1. Sammelanträge sind nicht vorgesehen.

Was, wenn der deutsche Kunde die A1 nicht sehen will?
Die A1 muss trotzdem vorliegen und auf der Baustelle vorgezeigt werden können. Es geht nicht um den Kunden, sondern um die Zoll- und Sozialkontrolle.

Gilt A1 auch für die Krankenkasse?
Ja. Mit gültiger A1 zahlt der Arbeitnehmer in Polen NFZ, die deutsche Krankenkasse muss ihn nicht versichern. Er nutzt im Notfall EHIC (Europäische Krankenversicherungskarte).

Fazit

Die A1 Bescheinigung ist kein Papierkram, den man nebenbei erledigen kann. Sie ist die Grundlage für legale Beschäftigung polnischer Arbeitnehmer in Deutschland. 30 Minuten Vorbereitung sparen Stunden Ärger bei Kontrollen.

Wenn Sie Personal aus Polen benötigen und sich die A1-Organisation, Übersetzungen und Verträge nicht selbst antun wollen, vermitteln wir Ihnen das passende Personal mit komplettem Papierkram. Hier unverbindlich anfragen.